CRM – Gerenciamento de Atividades

1. Liberação de Acesso

A liberação de acesso é o primeiro passo para utilização do CRM. Primeiro é necessário definir quem são as pessoas que poderão ser responsáveis por Atividades.

Requisito: O usuário precisa ter login ativo no sistema

2 - Clique em NOVO.

3 - Informe o nome do usuário cadastrado no sistema.

4- Salve para concluir a liberação.

Abaixo um exemplo de como um acesso deve ser liberado

Observação:

No Cadastro de Acessos (Modulo Cadastros -> Menu Acessos -> Licenças corporativo) é possível definir se este usuário tem permissão de ver a agendas de todos os responsáveis, ou somente a dele próprio ("Visualizar Todos CRM")

2. Categorias

As categorias são formas de organizar as atividades. Com elas você consegue criar filtros para saber quais tipos de atividades foram lançadas, além de ser uma forma de organizar "Prioridades" para as reesposáveis

2.1. Como Criar Categoria

1 - Acesse o Modulo Comercial -> Menu CRM -> Categorias

2 -Clique em Novo

3 -Preencha a descrição

4 -Defina se a categoria estará disponível para atividades de Venda e/ou Serviços

5 -Salve.

Abaixo alguns exemplos de categorias cadastradas

2.2. Como criar subcategoria

3. Atividades

As atividades são o principal controle do CRM. Elas são lançadas dentro dos "Funis", sendo eles Funil de Serviço, Funil de Vendas e Funil de Oportunidades

Além de servir como uma forma de organização, funis como vendas e serviço podem acarretar em um Pedido de Venda ou Ordem de Serviço respectivamente. Já o funil de oportunidade não tem nenhuma interação com venda ou serviço, servindo apenas para registro

3.1. Como criar uma atividade

Aqui vamos começar o primeiro passo e  iniciar o lançamento de uma nova atividade

1 - Acesse o Modulo Comercial -> Menu CRM -> Funil de Oportunidades, Vendas ou Serviço

3 - Preencha os seguintes campos:

Observações:

*Você pode relacionar o cliente da base de cadastros habilitando nos parâmetros do Modulo comercial

Caminho: Modulo Comercial -> Parâmetros⚙️ -> CRM -> Atividades com clientes cadastrados

**Os dados de contato são carregados automaticamente caso o parâmetro de clientes esteja habilitado. Lembrando que as informações precisam ser previamente cadastradas

3.2. Como Atender uma Atividade

Após a criação, a atividade será lançada para o responsável onde o mesmo poderá alterar os status informando a situação da mesma

1 - Acesse a Atividade cadastrada clicando no lápis de edição

2 - Altere a situação da atividade para "Atender"

3 - Pronto, após isto a atividade irá para a situação "Atendendo"

3.3. Como Registrar um Follow Up na Atividade

O Follow Up serve como registro interno desta atividade. Aqui todos os responsáveis conseguem se comunicar deixando informado quais ações foram feitas, e também a possibilidade de definir um próximo passo para determinada atividade.

Basicamente o Follow Up será o nosso guia histórico para saber tudo que ocorreu dentro desta atividade

1 - Acesse a Atividade cadastrada clicando no lápis de edição

2 - Clique na opção "Incluir Comentário"

3 - Preencha os detalhes referente a esta agenda no campo indicado. Você também pode programar uma próxima ação informando a data e hora

4 - Salve, e após isto será exibido o registro do comentário dentro desta atividade

Abaixo um exemplo de como fica registrado um Follow Up

3.4. Como Finalizar uma Atividade

Após realizado toda a ação dentro desta atividade, você pode realizar a "baixa" da mesma alterando o seu status

1 - Acesse a Atividade cadastrada clicando no lápis de edição

2 - Altere a situação da atividade para "Finalizar"

3 - Pronto, após isto a atividade irá para a situação "Finalizado"

Funis como venda ou Serviço permitem que a partir de uma atividade lançada, possa ser gerado um Pedido de venda ou Ordem de serviço. 

Caso um pedido seja gerado através de uma atividade, ao finalizar a venda a atividade será encerrada automaticamente, e será exibido uma opção para lançar uma próxima ação para este cliente

Desta forma, você poderá automatizar ações para clientes que compram de forma recorrente, servindo como lembrete de aviso que precisa fazer contato com ele

1 - Acesse a Atividade Cadastrada clicando no lápis de edição

2 - Clique na opção Pedido ou Ordem de Serviço (Dependendo de qual funil acessado)

3 - Preencha as informações solicitadas para geração deste pedido

4 - Pronto, após isto a atividade será atrelada a este pedido de venda. Após a finalização do pedido será registrado um Follow Up automaticamente